Informationen über die Nutzung interner und externer Meldeverfahren nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) – Whistleblowing

Die interne Meldestelle der Omnisal GmbH

Das interne Hinweisgebersystem ermöglicht es Ihnen, begründete Verdachtsmomente oder Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße zu melden, von denen Sie im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten Kenntnis erlangt haben und die Ihrer Meinung nach gegen geltendes Recht verstoßen. Alle Meldungen nach dem HinSchG, die Sie über unser internes Meldesystem abgeben, werden vertraulich behandelt, sodass Sie nicht befürchten müssen, dass Ihre Identität preisgegeben wird. Sie können auch anonym eine Meldung abgeben. Die Omnisal GmbH hat für den Betrieb der internen Meldestelle eine Person ausgewählt, die kein Angestellter des Unternehmens ist, die über einen juristischen Hintergrund verfügt und sich der Verantwortung einer ernsthaften und sorgfältigen Prüfung jeder Meldung und eines ordnungsgemäßen unparteiischen Verfahrens im Einklang mit dem Gesetz bewusst ist, wobei die Regelungen über die Vertraulichkeit ( §§ 8, 9 HinSchG) eingehalten werden. Um eine effizientere Untersuchung zu ermöglichen, bitten wir Sie jedoch, Ihren richtigen Namen und Ihre Berufsbezeichnung anzugeben. Wir garantieren Ihnen ein Höchstmaß an Vertraulichkeit bei der Bearbeitung Ihrer Meldung.

Mit den Vorschriften des HinSchG soll sichergestellt werden, dass Hinweisgeber vor Repressalien seitens ihres Arbeitgebers oder ihrer Vorgesetzten geschützt sind. Dadurch sollen Hinweisgeber ermutigt werden, Verstöße oder Verdachtsmomente über Verstöße zu melden.

Bitte beachten Sie, dass dies kein Kanal für Notrufe ist. Wenden Sie sich in dringenden Fällen oder wenn akute Schäden drohen an die zuständigen Behörden, insbesondere an die Polizei.

Die Nutzung des internen Meldekanals ist kostenfrei.

Kontaktdaten der internen Meldestelle

Die interne Meldestelle der Omnisal GmbH wird betrieben von:

Jakub Chytil, JUDr.

Sie können über die folgenden Kommunikationwege eine Meldung einreichen:

Per Telefon

+ 420 724 164 651

Per E-Mail

jchytil@akjakubchytil.cz

Per Post

Per Post an:

JUDr. Jakub Chytil

Rybná 678/9

110 00 Prag 1 Altstadt

Persönlich

Auf Anfrage kann die Meldung auch bei einem persönlichen Gespräch oder per Videokonferenz erfolgen. Bitte senden Sie Ihre Anfrage für ein persönliches Gespräch oder eine Videokonferenz über die genannten Kontaktdaten.

Wer kann die interne Meldestelle nutzen?

Das interne Whistleblowing-System richtet sich an Personen, die für die Omnisal GmbH tätig sind, sofern sie im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit von Verstößen oder vermuteten Verstößen erfahren haben:

• Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Leiharbeiterinnen und Leiharbeiter
• die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten, einschließlich Praktikanten und Praktikantinnen,
• arbeitnehmerähnliche Personen und in Heimarbeit Beschäftigte,

Ihre Meldung

Bitte füllen Sie so viele Felder des Meldeformulars wie möglich aus. Geben Sie keine personenbezogenen Daten an, die nicht für die Meldung relevant sind.

Was kann über die interne Meldestelle gemeldet werden?

Alle Informationen über vermutete Rechtsverstöße im Anwendungsbereich des HinSchG (§2 HinSchG) können gemeldet werden. Sie können nicht nur Verstöße melden, die bereits stattgefunden haben, sondern auch Tatsachen, die darauf hindeuten, dass solche Verstöße noch begangen werden sollen (drohende oder geplante Verstöße). Die folgenden Rechtsverstöße können gemeldet werden:

• Straftaten,
• Ordnungswidrigkeiten, die die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
• Verhalten, das gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie der europäischen Union verstößt, die in § 2 Abs. 1 Nr. 3 HinSchG aufgelistet sind.

Bitte reichen Sie nur dann eine Meldung ein, wenn Sie berechtigten Grund zu der Annahme haben, dass die in der Meldung genannten Fakten der Wahrheit entsprechen. Eine wissentlich falsche Meldung kann eine Straftat darstellen und zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen oder Schadensersatzpflichten führen. Wissentlich falsche Meldungen sind gesetzlich nicht geschützt.

Verfahren zur Bearbeitung von Meldungen

Die interne Meldestelle der Omnisal GmbH prüft im ersten Schritt, ob es sich um eine Meldung im Anwendungsbereich des HinSchG handelt. Wenn es sich um eine Meldung im Sinne des Gesetzes handelt, wird weiter geprüft, ob die Meldung stichhaltig ist. Die interne Meldestelle hält mit Ihnen Kontakt und ersucht Sie um weitere Informationen, wenn erforderlich. Schließlich prüft die interne Meldestelle, ob Folgemaßnahmen erforderlich sind und ergreift diese gegebenenfalls.

Sie erhalten innerhalb von sieben Tagen nach Abgabe der Meldung eine Eingangsbestätigung. Jeder Meldung wird eine eindeutige Fallnummer zugewiesen. Beim Absenden der Meldung erhalten Sie einen Code übermittelt. Sie können den Code verwenden, um zusätzliche Informationen über den Fall zu übermitteln, mit der internen Meldestelle zu kommunizieren oder den Fortschritt des Falls zu verfolgen.

Spätestens drei Monate nach Versand der Eingangsbestätigung, oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung, gibt die interne Meldestelle der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung zu geplanten und bereits ergriffenen Folgemaßnahmen sowie zu den Gründen für diese Maßnahmen. Die Rückmeldung unterbleibt, sofern dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen berührt oder die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder dort genannt werden, beeinträchtigt werden.

Wenn die interne Meldestelle bei Prüfung der Meldung zu dem Schluss kommt, dass es sich nicht um eine Meldung im Sinne des HinSchG handelt, werden Sie ebenfalls informiert.

Sämtliche gemeldeten Informationen werden vertraulich behandelt. Die Identität der hinweisgebenden Person wird ausschließlich in den von § 9 HinSchG beschriebenen Fällen weitergegeben, insbesondere auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden in Strafverfahren, aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung oder wenn Sie ihre Einwilligung erteilt haben.

Externe Meldestellen

Daneben können Informationen über Verstöße bei den externen Meldestellen des Bundes sowie der Europäischen Union gemeldet werden.

Externe Meldestellen des Bundes werden vom Bundesamt für Justiz (BMJ), der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) und dem Bundeskartellamt betrieben. Eine Übersicht über die Zuständigkeiten der externen Meldestellen finden Sie hier:

• https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/ZustaendigkeitderMeldestellen/ZustaendigkeitderMeldestellen_node.html

Die externen Meldestellen des Bundes bestätigen den Eingang einer Meldung binnen sieben Tagen. Eine Eingangsbestätigung erfolgt nicht, wenn die hinweisgebende Person darauf ausdrücklich verzichtet oder wenn hinreichender Grund zu der Annahme besteht, dass die Eingangsbestätigung den Schutz der Identität der hinweisgebenden Person beeinträchtigen würde. In für ein internes Meldeverfahren geeigneten Fällen weisen die externen Meldestellen zusammen mit der Eingangsbestätigung die hinweisgebende Person auf die Möglichkeit einer internen Meldung hin. Die externen Meldestellen prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des § 2 HinSchG fällt und ob Ausnahmen nach § 5 HinSchG greifen. Sodann prüfen die externen Meldestellen die Stichhaltigkeit der Meldung und ergreifen angemessene Folgemaßnahmen nach § 29 HinSchG. Binnen drei Monaten geben die externen Meldestellen der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung. In Fällen, in denen die Bearbeitung umfangreich ist, beträgt die Frist dafür sechs Monate. Nähere Informationen über das externe Meldeverfahren bei diesen Stellen finden Sie unter den folgenden Links:

• https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html
• https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/7_Anwendbarkeit_des_Hinweisgeberschutzgesetzes/Anwendbarkeit_Hinweisgeberschutzgesetz_node.html
• https://www.bundeskartellamt.de/DE/Aufgaben/Kartelle/HinschG/HinschG_node.html

Die Europäische Union betreibt, unter anderem, die folgenden externen Meldestellen:

• EU Commission Sanctions Whistleblower Tool: https://eusanctions.integrityline.com/frontpage
• European Anti-Fraud Office (OLAF): https://anti-fraud.ec.europa.eu/olaf-and-you/report-fraud_en
• European Union Aviation Safety Agency (EASA): https://www.easa.europa.eu/en/confidential-safety-reporting
• European Securities and Markets Authority (ESMA): https://www.esma.europa.eu/investor-corner/make-complaint
• European Medicines Agency (EMA): https://www.ema.europa.eu/en/about-us/how-we-work/external-whistleblowing-policy
• European Maritime Safety Agency (EMSA): https://www.emsa.europa.eu/

Datenschutzinformationen für hinweisgebende Personen gemäß Art. 13 DSGVO

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Betriebs der internen Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist

JUDr. Jakub Chytil

Rybná 678/9

110 00 Prag 1 Altstadt

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragung und Widerruf einer erteilten Einwilligung. Darüber hinaus haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit diese aufgrund unseres berechtigten Interesses erfolgt. Letztlich besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Eine Liste mit allen Datenschutzaufsichtsbehörden in Deutschland finden Sie hier.

Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Versand einer Meldung und Prüfung

Wenn Sie eine Meldung abgeben, verarbeiten wir sämtliche Informationen aus Ihrer Meldung, insbesondere Ihren Namen und die mitgeteilten Kontaktdaten, alle Informationen zum mitgeteilten Sachverhalt, Verdachtsmomente im Hinblick auf mögliche Straftaten und andere mögliche Rechtsverstöße sowie Datum und Uhrzeit des Versands der Meldung. Zweck der Verarbeitung ist die Bereitstellung des internen Meldekanals sowie die Durchführung der gesetzlich vorgesehenen Verfahrensschritte nach Eingang einer Meldung, insbesondere die Prüfung des Anwendungsbereichs des HinSchG, Prüfung der Plausibilität und Stichhaltigkeit von Meldungen, Aufklärung und Abstellung der möglichen Rechtsverstöße, Empfehlung und Durchführung von Folgemaßnahmen. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit § 10 HinSchG. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, ist die Rechtsgrundlage Art. 9 Abs. 2 lit. g) in Verbindung mit § 10 HinSchG. Wir speichern Ihre Meldung einschließlich sämtlicher Informationen für die Dauer von drei Jahren nach Abschluss des Verfahrens, § 11 Abs. 5 HinSchG, soweit keine anderen Rechtsvorschriften eine längere Aufbewahrung erfordern.

Weitergabe personenbezogener Daten

Sofern das Ergreifen von Folgemaßnahmen es erfordert, geben wir Informationen aus Ihrer Meldung, an die zuständigen Behörden weiter. Sofern wir rechtlich dazu verpflichtet sind, geben wir Informationen aus Ihrer Meldung, unter Umständen auch Ihre Identität, an Strafverfolgungsbehörden, an Verwaltungsbehörden oder an Gerichte weiter. Dabei halten wir die Vertraulichkeitsvorschriften der §§ 8, 9 HinSchG ein. Rechtsgrundlagen solcher Datenweitergaben sind Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit § 10 HinSchG in Verbindung mit der rechtlichen Verpflichtung zur Weitergabe der Informationen. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, ist die Rechtsgrundlage Art. 9 Abs. 2 lit. g) DSGVO in Verbindung mit § 10 HinSchG sowie Art. 9 Abs. 2 lit. f) DSGVO. Sofern keine rechtliche Verpflichtung zur Weitergabe Ihrer Identität vorliegt, geben wir Informationen über Ihre Identität oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf Ihre Identität erlauben, im Einklang mit Art. 9 Abs. 3 HinSchG ausschließlich im Fall Ihrer Einwilligung weiter. In diesem Fall ist Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem uns über den internen Meldekanal oder über die im Abschnitt „Verantwortlicher“ genannten Kontaktdaten eine Mitteilung zusenden. Dies hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die aufgrund der Einwilligung bis zum Zeitpunkt Ihres Widerrufs erfolgt ist. 

Zur technischen Bereitstellung des Meldekanals und zur Bearbeitung von Meldungen setzen wir Auftragsverarbeiter (z.B. E-Mailprovider) ein, die die Daten auf Grundlage unserer Weisung verarbeiten.